Документооборот является неотъемлемой составляющей жизнедеятельности любой организации, вне зависимости от организационно-правовой формы. Документами сопровождается практически каждый шаг компании: от оплаты услуг банка и покупки канцелярских товаров до закупки крупного оборудования и уплаты налоговых обязательств. Каждое действие, совершаемое между компанией и ее контрагентом и касающееся приобретения товаров или услуг, является сделкой. При совершении сделки необходимо сформировать договор, выставить счет, создать такие документы на сделку как накладная, счет-фактура, акт приема работ. Каждый из документов формируется при необходимости, в зависимости от характера сделки и формы налогообложения ее участников. Наличие грамотно оформленных документов является залогом отсутствия проблем с проверяющими органами, а также полного взаимопонимания с партнерами. Нужно отметить, что для некоторых документов существуют определенные требования по оформлению.Прежде чем совершить сделку, продавец должен сформировать счет и составить договор. Счет – это документ на оплату, где указываются реквизиты продавца, в том числе банковские, наименование и количество товара (или услуги) и стоимость. Счет подписывается представителем компании-продавца (как правило, это директор), на нем ставится штамп организации, после чего документ отправляется покупателю. В договоре обозначаются более подробные сведения, в зависимости от сложности сделки. Здесь оговариваются и дополнительные условия, невыполнение которых влечет за собой штрафы и санкции, также указанные в данном документе. Договор подписывается обеими сторонами и скрепляется печатями. После подписания договора продавец должен выполнить свои обязательства по предоставлению товара или услуги, а покупатель – совершить оплату согласно выставленному счету (сроки оплаты также оговариваются в договоре). Оплата может осуществляться как за наличный, так и за безналичный расчет.
После оказания услуги или продажи товара покупателем и продавцом подписывается акт приема работ – документ, который свидетельствует о том, что обе стороны сделки выполнили свои обязательства в соответствии с договоренностью. После подписания акта приема работ сделка считается совершенной.
В зависимости от размера компании и обширности ее деятельности ведением документооборота может заниматься владелец организации, директор, главный бухгалтер, секретарь или другое доверенное лицо. В любом случае на организацию документооборота в обычном режиме уходят дополнительное время и деньги. Биржа удаленной работы PROhq помогает облегчить эту задачу для пользователей, имеющих статус индивидуального предпринимателя или юридического лица: они получают дополнительную услугу – автоматизированную организацию документооборота. Услуга при этом доступна как для заказчиков, так и для исполнителей.
Автоматизированная организация документооборота представляет собой составление договора на основании ТЗ проекта, к которому формируются первичные документы на сделку. Весь пакет документов отправляется пользователям в электронном виде (в личном кабинете и на e-mail, указанный при регистрации). При оплате услуги или комиссии с баланса «Безналичный перевод» параллельно с электронными версиями документов оператор PROhq формирует оригиналы, которые отправляются индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу по почте.
Режим организации документооборота на бирже PROhq позволяет поддерживать официальные отношения между ИП и юридическими лицами в независимости от того, осуществляется ли наличный или безналичный расчет. При этом отношения между сторонами становятся максимально прозрачными и удобными: если вам необходимо выставить счет, сформировать договор или составить акт приема работ, система сделает это за вас, экономя ваше время и деньги, которые уходят на оплату работы специалиста, занимающегося документооборотом. В то же время вы можете абсолютно не беспокоиться об отношениях с налоговой и другими проверяющими органами!