Как подготовить свой фриланс-бизнес к чрезвычайным ситуациям

Чрезвычайные ситуации случаются, и чаще всего нас о них не предупреждают, соответственно, предотвратить мы их не можем. И, что самое неприятное, такие ситуации случаются и в отношении фриланс-деятельности. Но приятная новость в том, что вы можете потратить немного времени и усилий заранее, чтобы потом стресс от случившегося был не столь ощутим.

Выберите человека для экстренной связи

Нередко чрезвычайная ситуация заключается в переизбытке заказов. Вы не можете справиться со всеми поступившими проектами, поэтому под угрозой оказываются и сроки исполнения, и ваши отношения с клиентами.

Поскольку вы не можете предсказать, сколько времени вам потребуется, чтобы решить возникшую проблему, вам нужно выбрать человека, которому вы доверяете и которому вы можете передать бразды правления на время, пока не все не «устаканится».

Лучше всего, если вы можете выбрать себе в такие помощники фрилансера с похожими навыками работы. Если такой человек у вас есть, то вы можете передать ему все заказы, которые в данный момент требуют повышенного внимания. Однако здесь очень важную роль играет доверие: вы должны знать, что тот, на кого вы рассчитываете, не подпортит ваш бизнес и не воспользуется какой-либо вашей информацией в корыстных целях.

Конечно, в идеале ваш помощник должен обладать опытом работы, однако, если такового у него не имеется, то вам придется посвятить его в каждую деталь вашей работы. И лучше сделать это заранее, а не во время возникновения ЧП!

Если же человек, о котором идет речь, не в состоянии справиться с вашей работой, то вам нужно срочно искать фрилансера, которому вы можете адресовать ваших клиентов. Вы можете найти такого, например, на фриланс-бирже.

Обеспечьте доступность некоторой информации

Некоторые фрилансеры имеют привычку хранить всю (ну или почти всю) информацию в голове. Но имейте в виду, что ваш личный помощник в экстренных ситуациях захочет эту информацию узнать, а для того, чтобы ему все рассказать, вам придется потратить немало времени (пока вы все вспомните…).

Как минимум, вам нужно иметь список текущих клиентов и их контактную информацию. И в чрезвычайной стации этот список должен быть наготове, чтобы ваш помощник мог его изучить и использовать в конкретных целях. Вам также может понадобиться передать ему учетные данные вашей электронной почты и других контактов, чтобы он мог  отвечать на поступающие письма и сообщения надлежащим образом.

Если у вас есть кто-то действительно надежный, тот, кто может помочь, рассмотрите следующие варианты:

• Предоставление учетных данных для управления проектом так, чтобы ваш помощник мог вникнуть, по крайней мере, в основные детали (например, отправлять отчеты клиентам).
• Ведение списка денежных расчетов.
• Создание FAQ, чтобы клиентам не приходилось ждать ответов на распространенные вопросы.
• Создание списка других фрилансеров, к которым могут быть направлены потенциальные клиенты в чрезвычайных ситуациях.

Задолго до того, как наступит чрезвычайная ситуация, создайте все эти материалы и, что более важно, расскажите помощникам, где данные материалы находятся.

Готовность к ЧП – часть вашей рутинной работы

Очень важно, чтобы вы были подготовлены к чрезвычайной ситуации в любой момент времени: это поможет вашему фриланс-бизнесу работать бесперебойно. Кроме того, постарайтесь избегать подобных обстоятельств: рассчитывайте время исполнения заказов, требуйте своевременного предоставления четкого ТЗ от клиентов, составляйте график своей работы. Это поможет вам рассчитывать свои реальные возможности и привлекать сторонних специалистов продуманно, без аврала.

Предпринимайте любые шаги, которые помогут вам свести к минимуму усилия и автоматизировать повторяющиеся задачи. Это даст гарантию того, что, даже если ваш бизнес будет в состоянии сумасшедшего дома, некоторые процессы, такие как выставление счетов или ответы на сообщения, будут продолжать осуществляться. Чем меньше мелкой работы, тем меньше «завалов»!